Марина Кащеева: DocsVision работает в ХКБанке

13 мая 2009 16:00

О внедрении автоматизированной системы документооборота в белорусском банке «Банковским технологиям» рассказывает Марина Кащеева, начальник отдела регистрации и логистики документации ОАО «ХКБанк».

«Банковские технологии»: Чем была вызвана необходимость модернизации системы документооборота в ОАО «ХКБанк», какие задачи были наиболее приоритетны?

Марина Кащеева: Бизнес-структура современного банка — сложная и тщательно организованная система. От того, насколько гибка и эффективна эта система, зависит успешность и прибыльность работы всего банка. В условиях расширения филиальной сети и усиления конкуренции в банковском сегменте автоматизация и повышение управляемости банком становятся важными конкурентными преимуществами, а стержнем автоматизации — внедрение автоматизированной системы документооборота (АСД).

Для документооборота современного бизнеса характерны большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня уже малоэффективен, затрудняет работу как исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, так и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведет к увеличению расходов и снижает общую эффективность банка.

Принимая решение о внедрении автоматизированной системы документооборота, наш банк ставил перед собой следующие задачи:

  • сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;
  • снижение числа ошибок при обработке документов;
  • ускорение информационных потоков;
  • контроль движения документов;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • выполнение нормативных требований к документообороту;
  • создание условий для перехода от рутинного бумажного документоборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии.

    В рамках внедрения АСД планировалось решение следующих ключевых задач:

  • Автоматизация работы делопроизводственных служб банка:
    • автоматизация процессов обработки документов;
    • повышение эффективности учета и контроля результатов работ по обработке документов структурными подразделениями банка;
    • мониторинг выполнения работ и исполнения поручений;
    • регистрация, быстрый поиск и контроль возврата документов, связанных с процессом кредитования;
    • обеспечение гарантированной сохранности и защиты информации от несанкционированного доступа;
    • обеспечение работы по безбумажной технологии.
  • Автоматизация регистрации инцидентов IT:
    • обращения пользователей ПО в Службу поддержки;
    • статус исполнения обращений пользователей.

    «Б. Т.»: Каким образом проходил выбор решения управления документооборотом?

    М. К.: Основными критериями выбора программного продукта стали полнота функциональности, минимизация рисков и сроков внедрения, а также стоимость.

    Система электронного документа оборота является главной системой поддержки управленческих решений и обеспечения контроля их выполнения, охватывающей практически все подразделения банка, поэтому очень важно, чтобы во внедряемую АСД была заложена возможность интеграции с другими автоматизированными системами банка и налажен обмен информацией между ними.

    Таким образом, при выборе программного продукта также принималось во внимание наличие следующих особенностей, важных для банка:

  • возможность интеграции с Microsoft Outlook;
  • возможность работы с системой в режиме офлайн;
  • наличие инструмента визуального построения бизнес-процессов;
  • возможность работы со штрихкодами и средствами ЭЦП;
  • возможность доработки своими силами.

    «Б. Т.»: Почему выбор пал именно на систему DocsVision?

    М. К.: Банком рассматривался целый ряд представленных на рынке Беларуси решений. В результате оценки выбор был сделан в пользу линии программных продуктов DocsVision, наиболее полно отвечавшей обозначенным критериям. В качестве поставщика решения была приглашена компания «Хьюмен Систем» — партнер DocsVision в Беларуси.

    В конце апреля 2008 г. ОАО «ХКБанк» заключил с «Хьюмен Систем» договор на внедрение системы электронного документооборота DocsVision и автоматизацию ряда бизнес-процессов. В феврале 2009 г. проект был успешно завершен. Решение строилось на базе основного функционала DocsVision с доработкой под требования банка. В рамках проекта специалистами «Хьюмен Систем» был автоматизирован документооборот банка, разработан модуль «Текущий архив», обеспечивающий хранение, поиск и контроль возврата документов, связанных с процессами кредитования, автоматизированы процессы разработки локальных нормативных правовых актов (ЛНПА) банка (согласование, утверждение, публикация), был доработан и внедрен модуль ServiceDesk для поддержки пользователей информационных технологий ОАО «ХКБанк».

    «Б. Т.»: С какими трудностями проектная команда столкнулась в процессе внедрения решения? Насколько серьезной кастомизации и доработки системы потребовало внедрение? Сколько времени потребовалось на реализацию проекта?

    М. К.: Все задачи, которые ставились в рамках проекта, были выполнены полностью. В то же время в ходе внедрения решения проектная команда столкнулась с рядом трудностей:

  • Стандартная утилита разработчика DocsVision не всегда корректно импортировала справочники и необходимые данные.
  • Возникали ошибки в работе бизнес-процессов и модуля, предназначенного для регистрации инцидентов и реагирования на них.
  • При разработке и внедрении специфика и объем данных банка не были учтены полностью.

    Надо отметить, что все указанные неполадки возникали исключительно в модулях, разработанных специально для ОАО «ХКБанк». Все стандартные модули работали без проблем. К сожалению, решить некоторые из возникших проблем сразу не удалось.

    Несмотря на все трудности, уже сейчас можно с уверенностью сказать, что внедрение системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision позволило нам уменьшить нагрузку на работников банка, повысить контроль за движением документов и исполнительскую дисциплину.

    «Б. Т.»: Каким будет дальнейшее развитие проекта модернизации системы документооборота в банке?

    М. К.: В настоящее время в рамках развития системы DocsVision в ОАО «ХКБанк» мы изучаем возможности модуля «Управление архивом документов», который предназначен для формирования, учета и хранения законченных делопроизводством дел и поможет нам автоматизировать деятельность работников архива.

     

     

     

     

     

     

     



  • © 2020 БАНКОВСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ
    Первое издание на российском рынке, посвященное информационным технологиям для банков.
    Москва, Проспект Мира, д.3, корп. 1
    +7 (495) 120-81-42
    info@int-bank.ru

    Свидетельство СМИ ФС77-39103 от 11 марта 2010 года.
    По вопросам сайта просим обращаться к администрации сайта: info@int-bank.ru.
    При использовании материалов необходимо давать ссылку на www.banktech.ru.