Документ-сканеры и системы управления электронным документооборотом

11 апреля 2009 16:00

Развитие рынка документ-сканеров неразрывно связано с трансформацией потребностей в области электронного документооборота. Документ-сканеры пришли на смену микрографическому оборудованию в начале 1980-х годов.

Первоначально электронная документация использовалась прежде всего для сокращения расходов на хранение и поиск информации в архивах крупных государственных и коммерческих организаций, централизованной обработки больших объемов документов (свыше 5 тыс. документов в день) с большой скоростью (более 50 документов в минуту). Работа с электронными архивами — одна из основных задач, которую решали и продолжают решать высокопроизводительные документ-сканеры.

О конструктивных особенностях современных документ-сканеров рассказывает статья Елены Бакулиной, менеджера по продукции DIMS российского представительства компании Canon.

Широкому внедрению систем электронного документооборота (СЭД), способствовало развитие информационных технологий в области работы с изображением (оптическое распознавание текста, работа с формами и файлами формата .pdf). Использование СЭД в современном офисе стало необходимым условием и залогом эффективности работы и конкурентоспособности организации.

Распространение персональных компьютеров и появление сети Интернет значительно повысили эффективность работы при одновременной децентрализации бизнеса. Скорость перевода бумажной информации в электронную форму и скорость ее распространения становятся ключевыми факторами конкурентоспособности организации. Организации, работающие в условиях вертикального рынка, все чаще переводят в информацию в электронный вид уже в своих филиалах и подразделениях, и это позволяет существенно сэкономить время и средства при ее передаче для централизованной обработки и хранения. Эта тенденция порождает потребность в менее производительном, но более доступном по стоимости оборудовании. Например, ежедневный объем документов регионального филиала крупного банка, которые требуется перевести в электронный вид, может варьироваться от сотни до тысячи документов в день. Для таких объемов может быть использован документ-сканер, обрабатывающий 20–30 страниц в минуту.

Новые потребности бизнеса определили новые возможности для использования документ-сканеров на рынке офисного оборудования. Особо востребованными оказались документ-сканеры, расчитанные на рабочие группы из 10–15 человек и относительно небольшие объемы обрабатываемых документов (до 1 тыс. документов в день) со скоростью порядка 25–30 документов в минуту.

Использование электронной почты и повсеместное распространие многофункциональных устройств, включающих функцию сканирования, практически вытеснило использование такого классического офисного устройства, как факс, сделало работу с электронным изображением повседневной необходимостью. Это повлекло за собой повышение спроса как на сетевые документ-сканеры, которые фактически являются специализированными устройствами сканирования, дополняющими функции МФУ в современном офисе, так и на документ-сканеры для персонального использования.

В чем основные отличия персонального документ-сканера от привычного всем домашнего «планшетника»? Прежде всего — это автоматическая подача документов, обеспечивающая высокую скорость сканирования: около 40 изображений в минуту при двустороннем сканировании. Количество и качество документов, которые могут быть обработаны в процессе одной операции, варьирируются в зависимости от модели. В персональных моделях, как правило, устройство автоподачи расчитано на 50 документов до формата А4. Часто персональные документ-сканеры снабжены планшетом для сканирования сброшюрованных документов. Такая универсальность обычно бывает востребована при вводе персональных данных, в том числе паспортов (например, в страховых компаниях, государственных учреждениях или отделениях банков).

Другое важное отличие — высокое качество и надежность сканирования, требующиеся при работе с документами. Это обеспечивается дополнительными функциями документ-сканера, такими как автоматическое определение двойного захвата листа, устранение перекоса изображения при сканировании, пропуск пустых листов, устранение нежелательного фона и другие необходимые функции.

Максимальное необходимое разрешение при работе с документами, как правило, не превышает 600 dpi, наиболее часто при работе с документами используется разрешение 200 dpi. Обычно используется черно-белый режим или режим в оттенках серого, однако в большинстве моделей есть возможность сканирования в цветном режиме, что позволяет максимально точно передать содержание исходного документа. В технической документации обычно указывается скорость сканера для разрешения 200 dpi в черно-белом режиме при портретной ориентации листа формата А4.

Документ-сканер является составляющей системы электронного документооборота, устройством ввода при осуществлении потокового сканирования документов. Выбор конкретной модели документ-сканера определяется прежде всего требованиями заказчика по количеству документов, подлежащих обработке, т. е. его производительностью. Очевидно, что для ежедневной обработки 50 тыс. документов не может быть использован персональный сканер. Качество документов также является важным критерием при выборе модели. Например, для сканирования сброшюрованных документов необходимо использование планшетных или бесконтактных моделей.

Ключевыми при выборе могут оказаться и такие параметры, как формат документа и плотность бумаги (документ-сканеры могут использоваться для сканирования и визитных карточек с эмбоссированием, и чертежей длиной до 1 м и плотностью бумаги всего 42 г/м2).

Существенная характеристика — совместимость с программным обеспечением, используемым в СЭД, возможность его кастомизации под определенную задачу с помощью опций. Например, принтер надпечатки позволяет наносить определенную печатную информацию на документ до или после его сканирования, что может быть использовано при регистрации документа в системе СЭД.

Еще одним фактором, влияющим на выбор модели, является уровень удобства эксплуатации и эргономичность устройства. Модели высокой производительности часто оснащаются техническими решениями, увеличивающими надежность и удобство сканирования больших объемов документов. Например, в документ-сканере DR-X10C модельного ряда Canon используются три ультразвуковых датчика определения двойного захвата листа, что минимизирует риск потери информации. Специальный механизм возврата сдвоенных листов и система защиты от бумажной пыли существенно облегчают работу оператора при обслуживании сканера.

Разнообразие документ-сканеров соответствует широте задач в сфере электронного документооборота, которые они призваны решать.



© 2020 БАНКОВСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ
Первое издание на российском рынке, посвященное информационным технологиям для банков.
Москва, Проспект Мира, д.3, корп. 1
+7 (495) 120-81-42
info@int-bank.ru

Свидетельство СМИ ФС77-39103 от 11 марта 2010 года.
По вопросам сайта просим обращаться к администрации сайта: info@int-bank.ru.
При использовании материалов необходимо давать ссылку на www.banktech.ru.