Документооборот: как увеличить производительность персонала на 20% и не потерять ни одного документа?

07 Июня 17:11

Антонида Горошинская,

Коммерческий директор дирекции EDI-решений, ГК ЦФТ

e-mail: a.goroshinskaja@cft.ru

В 2009 году на заседании Совета по развитию информационного общества в России было принято решение о разработке мер, необходимых для вхождения России в список государств с наиболее развитым информационным пространством. Несмотря на то, что и у государственного аппарата, и у бизнеса находятся достаточные ресурсы на современные компьютеры и периферию, на пользование сетью Интернет и другими актуальными техническим средствами, многие по-прежнему не могут расстаться с таким пережитком прошлого, как бумажный документооборот. Это тем более странно, ведь у любой организации есть вся необходимая для введения электронного документооборота инфраструктура: компьютеры и локальная сеть, - и, тем не менее, десктопы зачастую используются лишь как печатные машинки. Нерациональное использование собственных материальных средств искусственно сдерживает потенциал самых разных организаций и, в частности, банков.

Есть масса конкретных проявлений ограничений, накладываемых на банки бумажным документооборотом. Каждый день финансовые учреждения осуществляют взаимодействие с огромным количеством внешних получателей, отправляя отчетность, отвечая на запросы контролирующих органов, да и просто оплачивая счета контрагентам. По данным Hewlett-Packard, организации, пользующиеся традиционным форматом делопроизводства, тратят до 6% прибыли на обслуживание своего архива. Но ещё более критичным выглядит то, что 90% всего времени работы с документами бумаги находятся не в руках у сотрудников, а в пути от одного работника к другому.

Снизить вышеупомянутые затраты можно, начав использовать систему электронного документооборота (далее - СЭД). В частности, архивное хранение электронных документов обходится как минимум на 80% дешевле, чем хранение бумаг. Но, говоря об электронном обмене в целом, нужно отметить некоторые сложности и в нём.

Деятельность любого банка напрямую связана с огромным количеством обменных процессов документами, отчетами, распоряжениями и сообщениями со множеством получателей, в частности с клиентами, контрагентами, регулятором и контролирующими органами. Данные процессы серьезно отличаются друг от друга, как в зависимости от форматов, так и в зависимости от каналов доставки.

При этом стоит отметить, что некорректное отражение информации в документах и нарушение сроков влечет за собой применение санкций со стороны регулятора и контролирующих органов.

Для автоматизации обменных процессов в текущей ситуации банками используется внушительный перечень узконаправленных решений, обеспечивающих взаимодействие с каждым из внешних получателей по частям. Очевидно, что в таких условиях необходимо единое решение, и специально для автоматизации обменных процессов с внешними получателями ЦФТ разработал новое решение - систему ЦФТ-СЭД. Решение призвано автоматизировать весь цикл отправки и получения документов и сообщений, обеспечить полный комплекс решений, связанных с обменными процессами банка.

При разработке ЦФТ-СЭД[1] мы руководствуемся ключевым принципом - у пользователя должно быть единое рабочее место, единый интерфейс, где он совершает минимум действий для выполнения ежедневных бизнес-задач.

 

Рис. 1: ЦФТ-СЭД, загрузка страницы

Возвращаясь к ограничениям бумажного документооборота в банках, отметим также, что такой формат делопроизводства инициирует засилье рутины в организациях. В крупных организациях, не пользующихся ЭДО, однообразная обработка бумаг отнимает от трети до двух третей рабочего времени сотрудников.

Возьмём для примера работу со счетами-фактурами. Они формируются в АБС, у которой нет интеграции с СЭД. Следовательно, сначала документ должен быть выгружен из АБС. Далее, оператор ЭДО должен придать ему юридическую значимость. И только потом документ может быть отправлен получателю. Работа становится и рутинной, и трудоёмкой. Внедрение ЦФТ-СЭД за счёт ускорения процессов и снижения объёмов рутины увеличит производительность труда персонала минимум на 20%. Для отправки документов больше не нужно будет заходить ни в АБС, ни в ЭДО. Сотрудник будет осуществлять действия только в одной системе, где будут отражены как готовые к отправке счета-фактуры, так и полученные. Здесь же доступна функция придания документам юридической значимости. Еще одной возможностью интерфейса является доступ к полному архиву операций, включающий возможность просмотра статуса ранее отправленных документов и полученных.

Рис. 2: ЦФТ-СЭД, стартовая страница

Одной из ключевых возможностей, реализуемых в ЦФТ-СЭД, является гибкая настройка процессов по согласованию документов, которая позволяет не только упорядочить документооборот в банке, но и повысить качество принимаемых решений.

Рис. 3: ЦФТ-СЭД, администрирование доступов

Не менее существенное, чем другие, ограничение неэлектронного делопроизводства заключается в невозможности обеспечения полноценной защиты документов от компрометации. Всегда есть риск того, что физически существующая финансово или юридически значимая бумага может быть потеряна безвозвратно (безвозвратно теряются в среднем 6% документов), направлена не по адресу, или неверно оформлена. Указанные проблемы могут иметь серьезное негативное влияние на оперативное ведение дел, отношения с клиентами, поставщиками и финансовый результат предприятия Объём документооборота крупного банка достигает 30 000 единиц в месяц, и, если объём потерь составит 6% от общего объёма, это 1 800 документов в месяц. Используя ЦФТ-СЭД, вы сделаете потери невозможными, потому что данный продукт - это все системы, участвующие в электронном документообороте, собранные в одном месте.

Не забывайте, что на дворе XXI век. Работая в банковской сфере, которая по праву считается инновационной, быть приверженным традиционному документообороту - моветон.

«ЦФТ-СЭД» - решение для взаимодействия с контрагентами, уже готово к тиражированию и в настоящий момент многие банки его активно тестируют.

Если Вас заинтересовал наш продукт - мы подберем для Вас оптимальную комплектацию, окажем содействие в настройке решения. Хотите узнать больше о нашем решении? Пишите на адрес: a.goroshinskaja@cft.ru

Журнал «Банковские технологии» №4, 2019.


[1] Каталог приложений ГК ЦФТ http://catalog.cft.ru/cftbank/SitePages/Apps.aspx#/cftedms:1

вернуться назад

События

Новости

Корпоративные новости